Bedrijfsvoering

Nieuw raadsprogramma en uitvoeringsprogramma 2022 – 2026
In maart 2022 is er een nieuwe gemeenteraad gekozen en is een nieuw raadsprogramma met ambities opgesteld. Dit programma is door het college uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma dat de naam ‘Groen en Duurzaam Doen’ draagt.
De uitdagingen die de gemeentelijke organisatie voor zich ziet bestaan uit:

1. het blijven investeren in een stevig fundament, in een organisatie die succesvol uitvoering geeft aan de wettelijke taken, waarin de juiste mensen op de juiste plek zitten en met werkprocessen die werken.
2. het inspelen op de ontwikkelingen van vandaag en ons voorbereiden op die van morgen. Dat geeft ruimte om onze blik naar buiten te (blijven) richten, oog te hebben voor grotere landelijke en maatschappelijke ontwikkelingen en daarop in te spelen.

Het uitvoeringsprogramma heeft geleid tot een forse investering in personeel van zo’n 22 fte die vanaf 2023 worden ingevuld.

Klaar voor de toekomst
We leven in roerige tijden en de krapte op de arbeidsmarkt vraagt om een wendbare en vitale organisatie en medewerkers die zich daarbinnen kunnen aanpassen. Het is van groot belang om ons op soortgelijke ontwikkeling blijvend goed voorbereid te zijn. In 2022 heeft de gemeente dat gedaan via de ontwikkeling naar een netwerkorganisatie en de realisatie van een nieuw werkconcept en een langer lopend programma: Klaar voor te toekomst (KvdT).

Realisatie onderdelen KvdT
Voor 2022 hebben we de ingezette impulsen rondom, businesscase Buitenruimte, generatiepact ongewijzigd voortgezet.

Duurzame inzetbaarheid (vitaliteitspact)
Een aantal medewerkers (2) neemt sinds 2022 deel aan de regeling vitaliteitspact – een regeling gericht op het vitaal bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd waarbij de medewerkers minder gaan werken met behoud van pensioenaanspraken – waarmee duurzame inzetbaarheid en vitaliteit wordt gestimuleerd. In totaal nemen er in 2022 5 medewerkers deel. De interesse en het belang om via werkdrukverlichting gedeeltelijk te blijven doorwerken wordt als waardevolle arbeidsvoorwaarde ervaren.

Buitenruimte
Bij het thema Buitenruimte zijn we een aantal jaar geleden gestart met het aantrekken van jonger personeel omdat het personeelsbestand sterk vergrijsd is. De opzet is dat het ouder personeel langzaam uitstroomt en de door verjonging er effectief minder personeel in totaliteit nodig is om dezelfde opgaven te realiseren. Hoewel de arbeidsmarkt krap is lukt, is het ook in 2022 gelukt om de verjonging via instroom voort te zetten. Wel levert de krapte op de arbeidsmarkt een vertraging op van het invullen van vacatures. We hebben daarom extra ingezet op de ontwikkeling van het thema. Met behulp van recruiters lukt het ons om vacatures binnen de hele organisatie beter ingevuld te krijgen.

Traineesprogramma
We hebben de ambitie voor de opzet van een regionaal traineeprogramma opgepakt in 2022. De regionale aanpak versterkt het gezamenlijke belang en vestigt de aandacht op de regionale samenwerking en van elkaar leren. We streven ernaar de trainees in 2023 aan ons te verbinden en de trainees na afloop van het programma in de organisaties te laten instromen.

Rechtmatigheidsverantwoording college
In de begroting 2022 was aangekondigd dat de (uitgestelde) invoering van de rechtmatigheidsverantwoording naar verwachting per 2022 zou plaatsvinden. In het najaar van 2021 werd duidelijk dat de invoering zou worden uitgesteld naar 2023, mits de wetsbehandeling in 2022 zou worden afgerond. Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is inmiddels aangenomen door de Tweede en Eerste Kamer en hiermee is de rechtmatigheidsverantwoording van kracht geworden per 2023.

De rechtmatigheidsverantwoording is een verantwoordingsrapportage van het college over de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening, te weten op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik.

De verantwoording bestaat uit een verklaring in de jaarrekening over de mate van rechtmatigheid volgens een voorgeschreven tekst, met een toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering.

De invoering van deze verantwoording betekent ook dat de accountant niet meer zelfstandig de controle op rechtmatigheid uitvoert. De rechtmatigheidsverantwoording blijft wel onderdeel van de accountantscontrole op het aspect getrouwheid.

De rechtmatigheidsverantwoording van het college is door de wetgever ook bedoeld als een handvat voor rekenkamers voor het beoordelen van de rechtmatigheid, die met genoemde wetswijziging ook meer onderzoeksbevoegdheden krijgen.

In 2020 is intern gestart met communicatie over de voorgenomen invoering van de rechtmatigheidsverantwoording naar de auditcommissie, het college en het managementteam. In 2021 en 2022 zijn de normenkaders voorbereid. In 2022 is gewerkt aan het aanpassen van beleid en instrumenten. In 2023 wordt hieraan de laatste hand gelegd en wordt dit uitgewerkt in aangepaste verordeningen (gebaseerd op de gemeentewet, artikelen 213, 213a en 212).

Anders werken
Begin 2022 heeft de gemeente het project Goed Verbonden afgerond en is gestart met het leertraject "Anders werken". Een leertraject waarmee de gemeente een impuls geeft aan een andere manier van werken en de toepassing van de netwerkprincipes in de praktijk.

De nadruk ligt op de ontwikkeling van medewerkers en hen in de gelegenheid te stellen vanuit verschillende rollen met elkaar samen te werken binnen de netwerkorganisatie in combinatie met technologische verandering. De ontwikkelingen gaan over:

Meer digitaal werken en overleggen

• Anders verbinden (met elkaar, met de organisatie, met buiten)
• Anders plannen en organiseren
• Andere werkvormen
• Andere privé-werkbalans
• Overbruggen afstand en zorgen voor bereikbaarheid en zichtbaarheid

Drie van de vier onderdelen, die gaan over het werken vanuit netwerkprincipes, zijn met succes en werkplezier doorlopen in 2022. De uitkomsten van de afzonderlijke onderdelen betrekken we bij het vervolg van het leertraject. In de eerste helft van 2023 ronden we het leertraject af en maken we afspraken hoe we de onderdelen met name ook voor nieuwe medewerkers borgen.

Met personeelsbeleid geeft de gemeente uitvoering aan de wettelijke verplichtingen en kaders. Goed personeelsbeleid is ook belangrijk om de doelen van de organisatie te behalen. In 2022 heeft de focus gelegen op:

Vensters op Bedrijfsvoering, editie 2021
In 2022 hebben we opnieuw deelgenomen aan het onderzoek Vensters op Bedrijfsvoering, editie 2021 (hierna ‘Vensters 2021’. Vensters (op bedrijfsvoering) is een instrument van, voor en door de overheid. Vensters helpt publieke organisaties hun prestaties op het gebied van bedrijfsvoering in beeld te brengen en te vergelijken met dat van andere deelnemers. 

In 2019 heeft onze gemeente voor het eerst meegedaan met Vensters op Bedrijfsvoering (hierna Vensters) met de cijfers van 2018. Door de cijfers te vergelijken met die van sectorgenoten en te analyseren (benchlearning), ontstaan waardevolle inzichten in het functioneren van de eigen gemeente in relatie tot andere gemeenten. Dit maakt nieuwsgierig en geeft aanknopingspunten om op onderzoek te gaan waarom de cijfers zijn zoals ze zijn en of er concrete ruimte is voor verbetering

In het kader van de doorontwikkeling van de organisatie was de behoefte om door te ontwikkelen als organisatie en was er behoefte om inzicht te krijgen hoe we ons met als meetlat Vensters hebben doorontwikkeld. De uitkomsten boden ons toen waardevolle inzichten. Deze inzichten hebben geleid tot het beleidsdocument ‘Klaar voor de toekomst’, wat resulteerde in kwalitatieve en kwantitatieve verbeteringen impulsen om een vitalere organisatie te worden en medewerkers te houden

Het onderzoek is inmiddels afgerond en de uitkomsten van Vensters 2021 zijn bekend. Net als met Vensters 2018 willen we de uitkomsten verder onderzoeken verder te groeien en te verbeteren in de manier hoe we onze bedrijfsvoering invullen.

We delen graag de uitkomsten uit Venster 2021 met u via een raadinformatiebrief. De inhoud van Venster 2021 kunt u desgewenst betrekken bij de bespreking van de jaarrekening.

RI&E’s werkplekconcept (thuis- en fysieke werkomgeving)
Met een nieuw werkconcept en een vernieuwde fysieke werkomgeving heeft de gemeente een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) laten uitvoeren gericht op thuiswerken en de vernieuwde fysieke werkomgeving. Onze arbodienst heeft beide RI&E’s uitgevoerd in 2022.

Een RI&E is een middel om de gezondheid en veiligheid van medewerkers te bevorderen.

Als werkgever vindt de gemeente het belangrijk dat onze medewerkers een gezonde en veilige werkplek hebben. Want gezonde medewerkers zitten beter in hun vel, vallen minder snel uit en dat draagt bij aan de groei van onze organisatie. Het plan van aanpak wordt begin 2023 opgesteld zodat de verbeterpunten planmatig aangepakt worden.

Evaluatie Arbeidsvoorwaarden Goed Verbonden
Met een vernieuwde set arbeidsvoorwaarden om vanuit kantoor, elders en thuis te kunnen werken heeft de gemeente afgesproken deze arbeidsvoorwaarden op doeltreffendheid en doelmatigheid te evalueren. De evaluatie heeft eind 2022 plaatsgevonden en is de basis voor het overleg met de ondernemingsraad en het Lokaal Overleg.

Casemanager/ Vitaliteit
De inzet van de casemanager was onder het programma Klaar voor de Toekomst een impuls om bij te dragen aan duurzame inzetbaarheid van medewerkers. De duurzame inzetbaarheid blijven we nadrukkelijke aandacht geven. In 2022 heeft de inzet van de casemanager allereerst gezorgd voor het oplossen van langdurige dossiers. Aansluitend is de casemanager leidinggevenden en HR-adviseurs meer gaan faciliteren, door overdracht van kennis en ervaringen gericht op voorkomen van verzuim.

In september 2022 heeft de gemeente deelgenomen aan de week van de vitaliteit. Via online en live workshops, speeddates, aandacht voor gezonde voeding en ontspanning, powerwalks en bootcamps hebben medewerkers kunnen proeven van het belang van een gezonde manier van leven en wat vitaliteit met je doet. Dit onderwerp krijgt in 2023 een vervolg.

E-HRM
Het E-HRM systeem heeft zich verder ontwikkelt via onder andere nieuwe modules. Met een Performance Management Systeem (PMS) beschikt de organisatie over een dynamische HR-gesprekscyclus voor de ontwikkeling van medewerkers. Daarmee faciliteert de organisatie het continue gesprek tussen leidinggevende en medewerker over competenties en prestaties.


CAO Gemeenten 2023
In 2022 zijn vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers in gesprek gegaan over een nieuwe CAO voor 2023 e.v.. In de gesprekken tussen de partijen is veelvuldig gesproken over hoe partijen willen omgaan met de problematiek op de arbeidsmarkt, duurzame inzetbaarheid en de effecten van stijging van kosten en het koopkrachtverlies. Eind 2022 lagen de partijen nog ver uiteen, maar begin 2023 zijn ze in geslaagd een onderhandelingsakkoord te sluiten voor een éénjarige CAO. De afspraken zullen integraal worden verwerkt in de gemeentelijke arbeidsvoorwaarden.

Kengetallen 2022
Enkele kengetallen over 2022:

Toelichting kengetallen 2022
Met de bovengenoemde kengetallen brengen we de personele ontwikkelingen in cijfers over 2022 in kaart. Ze brengen in beeld waar we als organisatie mee te maken hebben gehad.

Uit de kengetallen wordt duidelijke dat de formatie vrijwel gelijk is gebleven.

De in- en uitstroomcijfers laten zien dat er een fors aantal nieuwe medewerkers is bijgekomen en er ook een groter aantal medewerkers uitstroomden dan we gemiddeld (rond de 30) gewend zijn. Het verschil tussen de in- en uitstroom is het gevolg van openstaande functie op 1 januari 2022.

De doorstroom was laag en is reden geweest om eind 2022 veel aandacht te besteden aan de mogelijkheden op doorstroom naar functies, die regulier beschikbaar komen en nieuwe functies die vanuit het uitvoeringsprogramma  aan de formatie zijn toegevoegd per 2023.

Gelukkig is het verzuim stabiel gebleven en besteden we in 2023 aandacht aan het verlagen van de meldingsfrequentie.

Het inhuren van medewerkers is nodig om onze dienstverlening te blijven leveren. De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat zonder meer duidelijk. Tegelijkertijd zetten we in op ‘van inhuur naar vast’ en vullen we meer functies, die gekoppeld zijn aan tijdelijke programma’s structureel in. Daarmee willen we een gezonde balans realiseren tussen zelf doen en inhuur.

Inhuur en overhead
In beginsel is het beleid van de gemeente om vacatures met eigen medewerkers te vervullen en inhuur zoveel mogelijk te beperken tot de inhuur van specialisten die de gemeente zelf niet heeft, of voor situaties waarin functies langere tijd onbezet zijn door ziekteverzuim of langdurige vacatures. Net als in 2021 is de gemeente in 2022 geconfronteerd met een groot aantal moeilijk vervulbare vacatures.

Op basis van de realisatie komt naar voren dat de gemeente een substantiële onderschrijding heeft op de salariskosten en eveneens een behoorlijke overschrijding op inhuur.

De onderschrijding op de salariskosten vertoont grote gelijkenis met de situatie in 2021 (COVID-19) en heeft alles te maken met de complexe arbeidsmarktsituatie, waarin er schaarste is aan gekwalificeerd personeel en vacatures moeilijk vervuld kunnen worden. Inhuur is ook aangetrokken voor het realiseren van extra opgaven, uitvoeren van (onvoorziene) werkzaamheden of vervanging van bestaande medewerkers voor kortere duur.

Inhuur wordt zoveel als mogelijk gedekt uit bestaande middelen, in casu met niet bestede salariskosten.

[1] Dit percentage is gebaseerd op alle inhuur. De totale inhuur van 7.471k is gebaseerd op 1.613k inhuur op overheid en 5.858k inhuur op producten.